COMO OTIMIZAR O SEU ONBOARDING
PLANEJAMENTO MELHORA A EXPERIÊNCIA DO FUNCIONÁRIO (E ECONOMIZA SEU DINHEIRO!).
Um grande numero de empresas e empresários ainda não dão muita importância para os primeiros dias de um funcionário na empresa e estão profundamente enganados. O chamado onboarding é um dos períodos mais importantes na vida de um colaborador.
Não tratar esse momento com a devida importância causa problemas e até gastos intangíveis que, cumulativamente, podem custar para a empresa um custo vultoso e não previsto.
Por que fazer uma boa integração de funcionários?
As organizações investem muito tempo e dinheiro para encontrar e contratar as pessoas certas. Os custos tangíveis podem variar de R$ 1 a R$ 20 mil por funcionário, dependendo do setor. Quanto mais cedo um funcionário se tornar produtivo, mais o ROI do investimento do funcionário aumentará. Este é um ótimo momento para perguntar, “Quanto custa realmente a rotatividade de funcionários?”:
Integração
Fonte: Valor Econômico de um Funcionário para a Organização ao Longo do Tempo (C) Bersin by Deloitte
Além de tudo isso, a experiência do funcionário é fundamental para retê-los, e a integração é realmente a primeira impressão da experiência do funcionário.
Ouvimos repetidamente que as pessoas ainda enfrentam experiências ruins - quando começam em uma nova empresa ou mesmo quando fazem a transição para uma nova função.
Vamos a um exemplo:
Patrícia chega na recepção de sua nova empresa no primeiro dia, seguindo o que estava no e-mail que recebeu do RH. Ela conta para a recepcionista que ela é nova, mas a recepcionista não sabia o que fazer, nem tinha sido comunicada, então Patricia corre atrás de quem a contratou, o gerente Márcio.
Márcio a cumprimenta e a leva para sua baia, pede desculpas por não estar limpa e aponta para o armário de suprimentos, onde ela pode encontrar panos desinfetantes, álcool em gel e materiais de escritório. Ele também se desculpa por não ter o laptop dela ainda - a solicitação foi enviada há uma semana, então ele terá que verificar o status com o Help Desk.
Depois que Patrícia limpa a bagunça empoeirada e encontra alguns suprimentos básicos de escritório, ela se encontra com Márcio e um colega. Eles estão planejam que ela continue a se encontrar com membros da equipe e colegas de outros departamentos na próxima semana.
É hora do almoço e, infelizmente, ninguém se ofereceu para ir almoçar com ela porque todos estão trabalhando durante o almoço em suas mesas. Patrícia não trouxe um almoço, então ela vai embora, mas percebe que ainda não tem um crachá para voltar ao escritório.
Ela começa a anotar as perguntas que tem para Márcio, mas ele ficará em reuniões por mais 2 horas, então Patrícia terá que preencher seu tempo com alguma outra coisa.
As coisas melhoram para Patrícia na próxima semana, mas é um começo lento ...
Não tem que ser assim. Com um pouco de planejamento e esforço, e usando as ferramentas e recursos disponíveis para você, você pode fazer esse valioso novo funcionário trabalhar mais rapidamente, melhorar sua experiência e, portanto, o engajamento dos funcionários e ver ganhos em eficiência e produtividade além da redução da rotatividade.
O dia de Patrícia poderia ser assim:
Patrícia chega na recepção de sua nova empresa no primeiro dia de acordo com o e-mail que recebeu do RH. A recepcionista a cumprimenta e diz: “Você deve ser Patrícia! Estávamos esperando por você e estamos felizes por ter você aqui. Deixe-me tirar sua foto bem rápido para que eu possa preparar seu crachá, e em seguida vou chamar o Márcio para recebê-la”
Depois de tirar sua foto e receber seu novo crachá, o novo gerente da Patrícia, o Márcio, a cumprimenta e a leva para sua baia, que já está totalmente limpa com um laptop e acessórios configurados, suprimentos de escritório colocados em sua mesa e uma caneca de café com o logotipo da empresa nele. Márcio dá a Patrícia uma guia do Help Desk sobre como fazer login e como acessar a intranet da empresa para encontrar respostas ou enviar quaisquer perguntas que ela tenha.
Patrícia se conecta a seu computador e descobre que já tem novas mensagens na intranet, incluindo saudações de seus novos colegas e um link para a comunidade de novos funcionários que tem uma lista de verificação iniciada e seção de perguntas frequentes. Ela também tem um link para a comunidade de colaboração de sua equipe que mostra projetos em andamento, atualizações de status e uma lista de eventos (incluindo um almoço de boas-vindas para ela naquele dia!).
Patrícia se encontra com Márcio e um colega e, depois que eles a informam, ela faz algumas perguntas sobre os projetos que viu na comunidade da equipe e se oferece para participar de uma reunião que viu no calendário para o final da tarde. Eles organizam para que ela continue a se encontrar com membros da equipe e colegas de outros departamentos na próxima semana, mas também a incentivam a usar a intranet para se apresentar online, especialmente com seus colegas em outros escritórios.
É hora do almoço da equipe, e Patrícia está animada para aprender mais sobre o que todos fazem. Ela começou muito bem!
Chegando ao “Sim!”
Então, como você chega ao cenário “Sim!” em um local de trabalho digital? Uma ferramenta importante aqui é usar uma ferramenta de rede social ou intranet para toda a empresa (pense em peopleHum, por exemplo) que oferece suporte a um processo de integração positivo.
Estabeleça uma comunidade (ou equipe ou grupo, dependendo do sistema que você usa) para embarque e desembarque de funcionários.
Certifique-se de que a equipe principal esteja configurada e receba notificações, de modo que, quando um novo funcionário estiver a bordo, a equipe de RH ou o responsável por contratação possam postar um aviso ou solicitação, e todas as pessoas certas sejam notificadas (TI interna, gestão do escritório, recepção, segurança, comunicações internas etc.).
Tenha certeza que todos receberam as informações de que precisam e a data de contratação ao mesmo tempo, para que possam estar preparados quando o novo funcionário entrar.
Recrute as partes interessadas de departamentos multifuncionais para ajudar a criar uma comunidade de funcionários. Isso pode ser conduzido pelo RH, mas ter várias funções diferentes, personalizar o processo e adicionar perguntas frequentes relacionadas às suas respectivas funções e departamentos é o ideal.
Utilize sua intranet ou rede social para “trabalhar em voz alta” com suas equipes funcionais e / ou de projeto. Isso ajuda a capturar e compartilhar conhecimento facilmente e permite que os novatos se atualizem rapidamente (além de reter informações quando as pessoas vão embora).
E como sempre, não se trata apenas de ferramentas. Aproveite o tempo para anunciar que um novo funcionário está começando com antecedência. Informe as pessoas quando estão começando, qual é sua função e convide-as para participar da experiência de integração. E sim, é uma ótima ideia levá-los para almoçar no primeiro dia.
Para mais informações sobre a peopleHum, acesse: www.wowconsultingservices.com/peoplehum